Un bureau construit autour de la précision documentaire
Palimpseste prépare les documents d'accompagnement pour les expéditions commerciales — avec méthode, constance et un souci du détail qui évite les corrections de dernière minute.
← Retour à l'accueilComment Palimpseste a vu le jour
L'idée de Palimpseste est née d'un constat simple : dans les petites entreprises qui exportent régulièrement, la constitution des dossiers de consignation mobilise un temps disproportionné par rapport à sa valeur ajoutée réelle. Les documents doivent être exacts, cohérents entre eux et présentables — mais leur préparation n'est pas le cœur de métier d'un atelier ou d'un fabricant.
Fondé à Aigle en 2019, Palimpseste s'est positionné dès le départ comme un prestataire de soutien administratif spécialisé dans ce seul domaine. Nous ne gérons pas les expéditions, nous ne traitons pas de douane et nous ne conseillons pas sur la réglementation. Nous préparons les documents, c'est tout — mais nous le faisons soigneusement et selon un processus écrit qui peut être audité.
Au fil des années, nous avons affiné notre méthode de vérification croisée et développé des modèles adaptés à plusieurs secteurs : horlogerie de niche, équipements industriels, articles de sport, composants mécaniques. Chaque client apporte ses propres exigences de présentation ; nous adaptons les maquettes tout en conservant une structure cohérente.
Ce que nous cherchons à accomplir
Notre mission est de produire des documents d'expédition qui ne nécessitent pas de corrections de la part du transitaire ou du destinataire. Cela suppose une lecture attentive des données sources, une vérification systématique des totaux et des références, et une présentation typographique sans ambiguïté.
Nous travaillons aux côtés du transitaire du client, sans empiéter sur son rôle. Notre intervention se situe en amont : nous livrons un dossier propre et complet pour que l'agent puisse travailler directement, sans passer du temps à reformater ou à corriger des incohérences.
La transparence sur le périmètre de notre intervention est une valeur fondamentale. Chaque mission est décrite par écrit avant d'être engagée, avec les délais, le contenu livrable et les limites de notre responsabilité clairement indiqués.
Les personnes derrière les documents
Claire Fontaine
Claire coordonne l'ensemble des missions et assure la vérification finale de chaque jeu de documents avant livraison. Elle a développé notre méthode de contrôle croisé au fil de plusieurs centaines de consignations.
Marc Repond
Marc conçoit et maintient nos modèles de documents. Il veille à ce que chaque maquette client soit lisible, cohérente et adaptable sans intervention extérieure par le personnel de dispatch.
Sophie Berset
Sophie est le point de contact au quotidien pour les clients sous forfait. Elle gère la réception des bons de dispatch, l'indexation de l'archive et l'organisation des entretiens mensuels.
Nos protocoles de qualité documentaire
Vérification croisée systématique
Chaque document d'un jeu est comparé aux autres : références, poids nets et bruts, quantités par colis et totaux doivent concorder à l'identique. Aucun jeu n'est livré sans cette étape.
Périmètre défini par écrit
Avant chaque mission, nous confirmons par courriel le contenu du livrable, le délai et la limite de notre responsabilité. Cet accord écrit protège les deux parties.
Conservation des données sources
Les données transmises par le client et les documents produits sont conservés pendant une durée de 12 mois dans une archive sécurisée, indexée par numéro de consignation.
Protection des données (LPD)
Nous traitons les informations commerciales des clients conformément à la loi fédérale sur la protection des données. Aucune donnée n'est transmise à des tiers sans accord préalable.
Typographie normalisée
Nos modèles suivent des règles typographiques documentées : police, corps, interlignage, alignement des colonnes et formatage des nombres. Ces règles sont appliquées uniformément sur l'ensemble d'un dossier.
Cycle de corrections documenté
Les corrections demandées par le client sont tracées et intégrées selon un cycle défini. Chaque version est numérotée pour éviter toute confusion entre une ébauche et le document final.
Préparation documentaire pour l'expédition en Suisse
Les entreprises suisses qui exportent des marchandises — qu'il s'agisse de composants industriels, de produits de niche ou de matériaux — doivent constituer un dossier de consignation pour chaque envoi. Ce dossier comprend habituellement un document commercial précisant la valeur et la nature des marchandises, une liste de colisage détaillant le contenu de chaque colis, une note de livraison et, selon le mode d'expédition, des étiquettes d'adresse.
La qualité de ce dossier conditionne le bon déroulement de l'expédition. Un poids mal reporté, une référence qui diffère d'un document à l'autre ou une colonne mal alignée peut ralentir le traitement chez le transitaire ou soulever des questions à la livraison. Palimpseste intervient précisément à cette étape, en prenant en charge la constitution et la vérification du dossier pour que le transitaire reçoive un ensemble complet et cohérent.
Nous travaillons principalement avec des PME et des ateliers du canton de Vaud et des régions voisines, mais nous accompagnons aussi des structures à distance sur l'ensemble du territoire suisse. Notre bureau est situé à Aigle, dans la plaine du Rhône, à bonne distance des zones industrielles de Monthey et des entreprises du Chablais vaudois.
Notre approche ne consiste pas à remplacer le transitaire, mais à lui fournir un dossier sur lequel il peut s'appuyer directement. Cette complémentarité est le fondement de notre positionnement depuis l'ouverture du bureau.
Discutons de votre besoin documentaire
Décrivez-nous en quelques mots la nature et la fréquence de vos expéditions. Nous vous indiquerons quelle formule correspond à votre situation et vous ferons parvenir un devis clair.
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