Politique de confidentialité

1. Introduction

Palimpseste (ci-après « nous » ou « la société »), dont le siège est à Rue du Bourg 19, 1860 Aigle, Vaud, Suisse, s'engage à traiter les données personnelles qui lui sont confiées avec soin et en conformité avec la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). La présente politique décrit les catégories de données collectées, les finalités de leur traitement et les droits dont vous disposez.

Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : [email protected].

2. Données collectées

Dans le cadre de nos activités de préparation documentaire, nous collectons les catégories de données suivantes :

• Coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale de l'entreprise cliente.
• Données commerciales : informations transmises pour la préparation des documents (descriptions de marchandises, poids, quantités, références, coordonnées des destinataires et des transitaires).
• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée des visites, via des outils d'analyse (Google Analytics si activé).
• Données de formulaire : messages transmis via le formulaire de contact de notre site.

Les données commerciales transmises pour la préparation des documents sont utilisées exclusivement dans ce cadre et ne constituent pas des données personnelles au sens strict. Elles sont néanmoins soumises à une obligation de confidentialité.

3. Bases juridiques du traitement

Nous traitons vos données sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution d'un contrat : traitement nécessaire à la prestation de services de préparation documentaire.
• Intérêt légitime : gestion administrative interne, amélioration de nos services, communication avec les clients existants.
• Consentement : utilisation de cookies d'analyse et de marketing, si vous avez accepté via notre bandeau de consentement.
• Obligation légale : conservation des données pour satisfaire aux exigences comptables et fiscales.

4. Durées de conservation

• Données de contact et données contractuelles : 10 ans à compter de la fin de la relation commerciale (exigences comptables suisses).
• Documents de consignation produits : 12 mois dans l'archive active, puis sur demande explicite du client.
• Données de formulaire de contact : 3 ans à compter de la date de la demande.
• Données de navigation : selon la durée de vie des cookies (voir notre politique de cookies).

5. Utilisation des données

Vos données sont utilisées aux fins suivantes :

• Préparation et livraison des documents commandés.
• Communication relative à vos commandes (confirmations, demandes de précisions, livraisons).
• Facturation et gestion comptable.
• Amélioration de nos processus internes et de notre site web.
• Respect de nos obligations légales.

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers à des fins commerciales. Les données de consignation (coordonnées des destinataires, descriptions de marchandises) ne sont partagées avec personne d'autre que vous-même et les destinataires que vous avez désignés dans votre commande.

6. Mesures de protection des données

• Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés situés en Suisse ou dans l'Espace économique européen.
• L'accès aux données est limité aux membres de l'équipe Palimpseste qui en ont besoin pour l'exécution de votre commande.
• Les échanges de données via notre site sont chiffrés (protocole HTTPS).
• Les archives partagées avec les clients sous forfait font l'objet de contrôles d'accès individuels.
• En cas de violation de données, nous notifierons les personnes concernées et l'autorité compétente dans les délais légaux.

7. Cookies

Notre site utilise des cookies pour son fonctionnement de base et, avec votre consentement, pour l'analyse de la navigation. Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via notre politique de cookies ou le bandeau de consentement affiché à votre première visite.

8. Vos droits

En vertu de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la liste des données personnelles que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à [email protected]. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. En cas de désaccord, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) : www.edoeb.admin.ch.

9. Liens externes

Notre site peut contenir des liens vers des sites tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites et vous encourageons à consulter leurs politiques respectives.

10. Protection des mineurs

Nos services sont destinés aux professionnels et aux entreprises. Nous ne collectons pas intentionnellement de données personnelles auprès de personnes de moins de 18 ans. Si vous constatez qu'une telle collecte a eu lieu par erreur, contactez-nous à [email protected].

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la réglementation applicable. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page. Les changements significatifs seront communiqués par courriel aux clients actifs.

12. Responsable du traitement et contact

Responsable du traitement des données :

Palimpseste
Rue du Bourg 19
1860 Aigle, Vaud, Suisse
[email protected]